PDF-Tools Test & Vergleich 2026 – Beste Auswahl für qualitätsbewusste Käufer

Nicht alle 20 Anbieter lösen dieselbe Aufgabe auf demselben Weg. Bevor man sich für ein Werkzeug entscheidet, hilft ein Blick darauf, zu welcher Art es überhaupt gehört.

Bei dieser Gruppe verlässt die Datei das eigene Gerät gar nicht erst. PDFMonster gehört mit 35 von 69 Werkzeugen dazu, laut eigener Angabe, SimplePDF mit seinem Editor. Wer eine sensible Datei bearbeitet, muss sie hier keinem fremden Server anvertrauen, das ist der klare Pluspunkt. Bei größeren Dateien oder rechenintensiven Aufgaben wie Komprimieren zeigt sich allerdings die Grenze: Selbst diese beiden Anbieter schicken solche Vorgänge teils doch über einen Server, wie unser eigener Test bei PDFMonster belegt hat.

Die größte Gruppe der 20 Anbieter verarbeitet Dateien grundsätzlich auf eigenen Servern: PDF24, iLovePDF, Smallpdf, PDF2Go, PDF Candy, AvePDF, TinyWow und Online2PDF. Dafür bekommt man Rechenleistung, die im Browser eines älteren Laptops oder Handys fehlen würde, und eine Nutzung ohne Installation auf jedem Gerät. Der Haken bleibt immer derselbe: Die Datei geht auf einen fremden Server, egal wie kurz sie dort bleibt.

Adobe Acrobat Online, Foxit, Soda PDF und Xodo sind im Kern Desktop-Programme, die zusätzlich eine Online-Version anbieten. Ihr Funktionsumfang ist meist größer als bei reinen Online-Diensten, dafür liegt der Preis auch deutlich höher, wie das Kapitel zu den Gratisgrenzen zeigt. Wer ohnehin schon eine dieser Lizenzen besitzt, bekommt mit dem Web-Ableger einen bequemen Zugriff unterwegs. Neueinsteiger zahlen hier dagegen oft für Funktionen, die sie nie brauchen.

LightPDF, PDFgear und Smallpdf werben alle mit KI-gestützten Zusatzfunktionen, etwa Zusammenfassungen, Chat mit dem eigenen Dokument oder automatisiertem Ausfüllen. Bei größeren Textmengen kann das echte Zeit sparen. Wie genau diese Funktionen arbeiten und was dabei mit dem Inhalt der Datei geschieht, stand auf den jeweiligen Anbieterseiten allerdings nirgends im Detail, und bei LightPDF kommt der insgesamt unklare Serverstandort erschwerend hinzu.

DocHub und PDFescape sind stärker auf wiederkehrende Formular- und Signaturvorgänge zugeschnitten als auf einmalige Bearbeitung. Bei mehreren Beteiligten, die ein Dokument der Reihe nach unterschreiben sollen, zahlt sich das aus. Enge Grenzen gibt es trotzdem: bei DocHub die knappe Gratisversion mit nur drei Nutzungen im Monat, bei PDFescape ein Limit von 10 MB Dateigröße ohne Bezahltarif.

Canva PDF Editor kommt aus einer anderen Richtung: Das Grundprodukt ist ein Design-Werkzeug, PDF-Bearbeitung ist eine von vielen Funktionen darin. Wer Canva ohnehin nutzt, profitiert von der engen Anbindung an Layout- und Präsentationswerkzeuge. Die Schwäche ist ebenso klar umrissen: Gescannte PDFs werden nur als Bild importiert, OCR gibt es laut eigener Produktbeschreibung nicht, und ein Konto ist für die Nutzung Pflicht.

Kaum jemand liest die Datenschutzerklärung eines PDF-Tools, bevor er eine Datei hochlädt. Verständlich, aber genau dort steht, was mit dem Dokument passiert. Wir haben bei allen 20 Anbietern nachgesehen, was zu Serverstandort, Betreiber und Löschfrist zu finden war. Das Bild ist uneinheitlich.

PDF24 Tools nennt als einziger Anbieter im Vergleich alle drei Punkte offen. Rechenzentren innerhalb der EU. Betreiber Geek Software GmbH mit Sitz in Deutschland. Automatische Löschung binnen einer Stunde nach der Bearbeitung, mit sofortiger manueller Löschung als Option. PDFMonster nennt in Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen Server in Deutschland, konkret bei Hetzner in Falkenstein, ebenfalls mit einer Löschung nach maximal einer Stunde. Der Betreiber ist als Einzelunternehmen im Impressum mit Adresse in Köln eingetragen.

Bei Adobe Acrobat Online sieht die Lage anders aus. In der Datenschutzrichtlinie des Unternehmens werden Daten hauptsächlich in den USA und in Indien verarbeitet, mit weltweiter Übertragung an Konzerngesellschaften und Partner. TinyWow PDF und DocHub geben beide die USA als Standort an, DocHub konkret über AWS-Infrastruktur, ohne die genaue Region zu nennen. LightPDF wiederum nennt gar keinen Serverstandort. Das Unternehmen dahinter, Wangxu Technology, sitzt in Shenzhen, China, wie die eigene Über-uns-Seite zeigt. Die Datenschutzerklärung erwähnt nur, dass Daten teils außerhalb der EU verarbeitet werden können, ohne ein Land zu benennen.

Sieben weitere Anbieter, iLovePDF, Sejda PDF, PDFgear, PDF Candy, Soda PDF, AvePDF und PDFescape, machen dazu auf ihren erreichbaren Seiten gar keine Angabe. Das liegt nicht an unserer Recherche. Es ist eine Eigenschaft dieser Anbieter, und die Lücke selbst ist eine Information, die in eine Entscheidung einfließen sollte. Online2PDF nennt zumindest österreichisches Recht als Rechtsraum für seine Nutzungsbedingungen, verrät aber ebenfalls nicht, wo die Konvertierungsserver stehen.

Ein Sonderfall ist SimplePDF. Sein PDF-Editor verarbeitet Dokumente laut Datenschutzerklärung lokal im Browser des Nutzers, die Daten gehen also gar nicht erst an einen Server. Für Zusatzfunktionen wie das Speichern von Formularen wird eine Datenbank in Frankfurt genannt. Auch bei PDFMonster ist die Lage gemischt. Ein Teil der Werkzeuge, etwa das Annotate-Werkzeug, läuft nach Angabe des Betreibers vollständig lokal, ohne eine genaue Zahl auf der Website. Unser eigener Kompressionstest zeigte über den Netzwerkmitschnitt allerdings, dass die Datei beim Komprimieren durchaus an einen Server geschickt wird, über zwei eigene Endpunkte für Upload und Verarbeitung. Zur allgemeinen Aussage des Anbieters passt das noch, ein Teil der Werkzeuge im Browser, der Rest auf deutschen Servern. Nur macht die Werkzeugseite selbst diese Einschränkung an der betreffenden Stelle nicht deutlich.

PDF komprimieren ist mit rund 135.000 Suchanfragen im Monat die mit Abstand größte Aufgabe rund um PDF-Dateien, noch vor dem Bearbeiten. Die Versprechen klingen fast austauschbar: kleinere Datei, kaum sichtbarer Qualitätsverlust. Wie viel davon stimmt, haben wir an einem konkreten Fall geprüft.

Testdatei war eine bildlastige Broschüre, 6,55 MB, zwei Seiten. Vier Werkzeuge liefen damit durch, jeweils mit der Voreinstellung des Anbieters, ohne dass wir manuell an Reglern gedreht hätten.

Bei iLovePDF, PDF24 und PDFMonster handelt es sich um heruntergeladene, tatsächlich geprüfte Dateien. Bei Smallpdf ist das anders. Der Wert von rund 445 KB ist eine Schätzung, die das Werkzeug vor dem Download anzeigt, keine gemessene Datei. Der Grund liegt in der Tarifstruktur: Smallpdf bietet mehrere Stufen der Kompression an, "Mäßig" und "Stark" kosten Geld, nur "Einfach" ist ohne Konto nutzbar. Dazu kommt ein tägliches Download-Limit in der Gratisversion. Wer kostenlos arbeitet, bekommt möglicherweise gar nicht die starke Kompression, mit der der Dienst wirbt. Er bekommt nur die schwächste Stufe.

Innerhalb der drei tatsächlich gemessenen Werte fällt auf: iLovePDF holt am meisten heraus, gefolgt von PDF24. PDFMonster zeigt in diesem Test die geringste Reduktion und liegt damit hinter beiden. Das lag auch an der Auflösung. PDF24 reduzierte auf 144 dpi, PDFMonster auf 150 dpi, ein kleiner Unterschied, der sich im Ergebnis trotzdem bemerkbar macht. Wie sich Bildqualität und Dateigröße bei den restlichen sechzehn Anbietern verhalten, haben wir nicht gemessen. Wir wollten uns auf Werkzeuge mit echtem Netzwerkmitschnitt konzentrieren, nicht auf Werbeaussagen.

Bei der Frage, wo die Kompression stattfindet, zeigt sich noch ein Punkt. Auf der Werkzeugseite von PDFMonster steht im Fließtext, die Verarbeitung laufe im Browser, auch am Mac oder am iPhone. Unser Netzwerkmitschnitt beim Komprimieren zeigte dagegen zwei Anfragen an eigene Punkte auf dem Server. Die Datei verließ den Rechner also durchaus. Laut Betreiber laufen 35 der 69 Werkzeuge des Dienstes tatsächlich lokal, die Kompression gehört offenbar nicht dazu, auch wenn die Werkzeugseite diese Einschränkung nirgends ausdrücklich nennt.

Für die Kompression gilt bei allen Anbietern dasselbe: Wer eine Datei ohne sichtbaren Qualitätsverlust braucht, etwa für den Druck, sollte die Ausgabe vor der Weiterverwendung prüfen. Automatische Voreinstellungen sind für den Bildschirm gedacht, selten für den Druck.

74.000 monatliche Suchanfragen für "PDF bearbeiten" plus weitere 33.100 für "PDF bearbeiten kostenlos" machen das zur zweitgrößten Aufgabe in diesem Vergleich. Was "bearbeiten" bedeutet, ist von Dienst zu Dienst allerdings sehr unterschiedlich weit gefasst, von einfachem Text hinzufügen bis zu vollständigen Änderungen am Layout.

PDF24 bietet die Bearbeitung kostenlos an, ohne Limits, ausdrücklich auch für Unternehmen, laut eigener Aussage seit 2006 ohne Abo-Modell. PDFgear beschreibt sich ebenfalls als vollständig kostenlos, mit Bearbeitung von Text, Bildern und Formen sowie Signaturfunktion, ohne Registrierung. Auch PDFMonster nennt eine kostenlose Bearbeitung von Text und Bildern, Unterschreiben, Wasserzeichen, Seitenzahlen und ausfüllbaren Formularen, ebenfalls ohne Konto.

Enger gezogen ist die Grenze bei iLovePDF. Die kostenlose Basisstufe deckt Grundfunktionen ab, echtes Bearbeiten, OCR und digitale Signatur sind der Premium-Stufe vorbehalten, die 9 Euro im Monat oder 60 Euro im Jahr kostet, Stand September 2026. Bei Smallpdf ist die Lage ähnlich unklar. Ein tägliches Aufgabenlimit gibt es in der Gratisversion, konkrete Werte zu Dateigröße oder Seitenzahl waren auf der offiziellen Preisseite beim Abruf nicht auslesbar, weil sie per JavaScript nachgeladen werden.

SimplePDF sticht auch hier heraus. Der Editor ist laut Nutzungsbedingungen ausdrücklich kostenlos und ohne Konto nutzbar, die Datei bleibt dabei im Browser. Die bezahlten Tarife, ab 99 US-Dollar im Monat, richten sich an Unternehmen mit eigenen Formular-Abläufen, nicht an jemanden, der gelegentlich ein PDF bearbeiten will.

Canva erlaubt jedem mit einem kostenlosen Konto, PDFs in den Editor hochzuladen und zu bearbeiten, mit Grenzen von 300 MB Dateigröße und 500 Seiten. Ein eigenes Konto ist dafür allerdings Pflicht. TinyWow bewirbt sich als kostenlos, werbefrei und ohne Registrierung, mit über 45 PDF-Werkzeugen, nennt aber selbst kein genaues Tageslimit. Der kostenpflichtige Tarif wirbt mit "keine täglichen Limits", was ein solches Limit in der Gratisversion nahelegt.

Am stärksten begrenzt ist die Gratisversion von DocHub: nur drei Nutzungen pro Monat für Kernfunktionen wie Textbearbeitung oder Signaturen, dazu maximal drei Ordner und eine Zusammenarbeit von höchstens zwei Personen. Bei regelmäßiger Nutzung ist diese Grenze schon nach wenigen Tagen im Monat erreicht.

PDF in Word umwandeln wird mit 60.500 Suchanfragen im Monat genauso oft gesucht wie PDF verkleinern. Ob ein Anbieter das Format überhaupt wechseln kann, ist selten das Problem, das können fast alle 20. Entscheidend ist, ob dabei Tabellen, Layout und Formatierung erhalten bleiben.

Zu dieser Frage liegen aus der eigenen Recherche keine belastbaren Messwerte vor. Layout-Treue lässt sich seriös nur mit einer eigenen Testdatei und einem direkten Vergleich der Ausgabedateien beurteilen, das war für diesen Text nicht Teil der Prüfung. Was sich aus den Anbieterangaben ablesen lässt, sind die Rahmenbedingungen.

Bei Online2PDF ist die Umwandlung komplett kostenlos, so der Anbieter, mit einer Obergrenze von 500 Seiten ohne OCR beziehungsweise 100 Seiten mit OCR-Texterkennung pro Vorgang. Der Dienst funktioniert ausschließlich im Browser, ohne Desktop- oder Mobil-App. PDF2Go nennt für die Umwandlung ein Dateigrößenlimit, allerdings ohne konkrete Zahl auf der frei zugänglichen Preisseite, und verlangt für die Gratisnutzung eine Registrierung.

Adobe Acrobat Online bietet Umwandlungen zwischen PDF und Word, Excel, PowerPoint sowie Bildformaten in beide Richtungen an, teils auch ohne Anmeldung nutzbar. Die genaue Grenze zwischen anmeldefreier und kontogebundener Nutzung war auf der Anbieterseite nicht eindeutig zu erkennen. Xodo bietet Konvertierung in Word, Excel, PowerPoint, HTML, Text sowie Bildformate an. Die Gratisnutzung liegt bei einer freien Aktion pro Tag, laut eigener Angabe, was für gelegentliche Umwandlungen reicht, für regelmäßige Nutzung aber schnell knapp wird.

Bei der Umwandlung von gescannten Dokumenten per OCR, also Texterkennung statt reinem Formatwechsel, unterscheiden sich die zwanzig Dienste deutlich. PDF24, PDFMonster, PDFgear, Adobe, Xodo, DocHub, LightPDF, Foxit, AvePDF, Online2PDF und TinyWow bieten OCR an, wobei sich Sprachumfang und Genauigkeit zwischen den Anbieterseiten nicht direkt vergleichen lassen. Die meisten nennen dazu keine überprüfbaren Zahlen. Bei iLovePDF gehört OCR ausdrücklich zu den kostenpflichtigen Premium-Funktionen. Bei Canva ist OCR sogar explizit ausgeschlossen: Gescannte PDFs werden als flaches Bild importiert, Text und Design lassen sich danach nicht mehr bearbeiten. Bei PDF Candy, bei Soda PDF in eingeschränkter Form und bei SimplePDF steht dazu nirgends etwas Eindeutiges.

PDF zusammenfügen wird monatlich rund 22.200-mal gesucht, seltener als Komprimieren oder Bearbeiten. Trotzdem gehört es zu den Aufgaben, die fast jeder der 20 Anbieter im Programm hat, meist gleich auf der Startseite.

iLovePDF begrenzt das Zusammenfügen in der kostenlosen Version auf maximal 25 Dateien pro Vorgang, mit Einschränkungen bei der Stapelverarbeitung. PDFMonster bietet das Zusammenfügen ohne Registrierung und ohne genannte Obergrenze an, mit einem Dateigrößenlimit von 100 MB pro Upload, das auf der Werkzeugseite für die Kompression genannt wird. PDF24 nennt für seine Werkzeuge insgesamt keine Limits, auch nicht beim Zusammenfügen.

Ein eigenes Profil hat SimplePDF: Das Zusammenfügen von PDFs gehört zu den Funktionen des kostenlosen Editors, der komplett lokal im Browser arbeitet. Die Dateien verlassen den Rechner nicht, so der Anbieter. Das unterscheidet sich deutlich von den meisten anderen Diensten, bei denen jede zusammengefügte Datei erst hochgeladen werden muss.

Beim Teilen, also dem Aufsplitten einer PDF-Datei in mehrere Dokumente oder dem Herausziehen einzelner Seiten, bieten praktisch alle 20 Anbieter eine Grundfunktion an. Die Unterschiede liegen im Detail: maximale Seitenzahl, ob sich einzelne Seiten vor dem Export noch drehen oder neu anordnen lassen. Konkrete Obergrenzen dazu sind bei den meisten Anbietern, etwa PDF Candy oder AvePDF, nirgends mit einer festen Zahl belegt, nur allgemein als begrenzt beschrieben.

Die Vergleichstabelle zu den 20 Anbietern führt zehn Merkmale nebeneinander. Wer nicht jede Zeile einzeln nachschlagen will, findet hier, worauf es bei jedem einzelnen ankommt.

Der Jahrespreis zeigt, was ein Dienst wirklich kostet, wenn man über die Gratisstufe hinauswächst, und lässt sich besser vergleichen als ein Monatspreis allein, weil manche Anbieter bei Jahreszahlung deutlich rabattieren. Foxit oder Soda PDF etwa zeigen diesen Wert auf der offiziellen Seite gar nicht oder nur in US-Dollar, was selbst schon etwas über die Preistransparenz aussagt.

Hier trennt sich, wer ganz ohne Bezahlmodell auskommt, von solchen mit einer Gratisstufe neben einem kostenpflichtigen Angebot. Der Unterschied ist größer, als er klingt: PDF24, PDFMonster und Online2PDF verlangen laut eigener Beschreibung nie Geld, während bei den übrigen 17 die Gratisstufe nur ein Einstieg in ein Bezahlmodell ist.

Hier stehen die konkreten Einschränkungen, Tageslimits, Dateigrößen oder eine begrenzte Zahl an Nutzungen im Monat, wie bei DocHub mit nur drei im Monat. Wer nur gelegentlich ein PDF bearbeitet, merkt diese Grenzen kaum. Wer regelmäßig arbeitet, sollte genau hier nachlesen, bevor er sich auf einen Anbieter festlegt.

Das ist die Spalte, die in diesem Text am ausführlichsten behandelt wird, weil sie am seltensten offen beantwortet wird. Sie zeigt, ob eine Datei den eigenen Rechner überhaupt verlässt, und falls ja, in welchem Land sie landet und wie lange sie dort bleibt. Bei sieben der 20 Anbieter fehlt dazu jede Angabe, und genau das ist beim Lesen der Tabelle der Punkt, der am meisten Aufmerksamkeit verdient.

Hier steht zusammengefasst, was ein Werkzeug über die Kernaufgabe hinaus kann: Zusammenfügen, Formulare ausfüllen, Metadaten bearbeiten, teils auch KI-Funktionen. Ein hoher Funktionsumfang nützt wenig, wenn die wichtigsten Funktionen für den eigenen Zweck kostenpflichtig sind, wie bei iLovePDF mit OCR und Signatur in der Premium-Stufe.

OCR entscheidet, ob sich Text aus einem gescannten Dokument überhaupt bearbeiten oder durchsuchen lässt. Nicht jeder Anbieter bietet das an: Canva schließt es laut eigener Produktbeschreibung ausdrücklich aus, bei mehreren anderen war dazu auf den erreichbaren Seiten nichts zu finden. Bei häufigem Scannen lohnt der Blick genau in diese Spalte zuerst.

Hier zeigt sich, ob ein Dienst digitale Signaturen unterstützt, und ob das für eine einzelne Unterschrift reicht oder auch für Workflows mit mehreren Beteiligten wie bei DocHub oder Sejda. Für ein einzelnes Dokument reicht bei den meisten der 20 Anbieter die kostenlose Basisfunktion, für laufende Vertragsabläufe meist nicht.

Schnell überlesen, aber mit praktischen Folgen: Ein Konto bedeutet in der Regel, dass Dateien länger gespeichert bleiben, als es ohne Anmeldung der Fall wäre. Bei Canva, PDF2Go und DocHub ist ein Konto schon für die Gratisnutzung Pflicht, bei PDF24, PDFMonster, PDFgear, Online2PDF, TinyWow und SimplePDF nicht.

Manche kostenlosen Werkzeuge finanzieren sich über Werbung auf der Seite oder ein Wasserzeichen in der fertigen Datei. Bei PDFMonster ist laut eigener Aussage keines von beidem vorhanden. Bei vielen anderen Anbietern war dazu auf den geprüften Seiten keine eindeutige Aussage zu finden, was in der Tabelle als offene Frage stehen bleibt statt als Behauptung.

Sie zeigt, ob ein Werkzeug nur im Browser läuft oder zusätzlich als Desktop- oder Mobil-App verfügbar ist. Wer rein online arbeitet, braucht das kaum, wer offline arbeiten will, für den kann es den Ausschlag geben, etwa beim PDF24 Creator, der als einzige Desktop-Variante in diesem Vergleich Dateien komplett lokal verarbeitet, allerdings nur unter Windows.

Aus den bisherigen Abschnitten lässt sich keine einzelne Empfehlung ableiten, dafür sind die zwanzig Dienste zu unterschiedlich aufgestellt. Sinnvoller ist es, die Aufgabe an den Anfang zu stellen und von dort aus zu entscheiden.

Die Einzelbewertungen der 20 Anbieter mit Note folgen an anderer Stelle, das Schema dahinter aber lohnt sich schon hier zu kennen.

Datenverarbeitung und Datenschutz wiegen in diesem Schema am schwersten, mit 30 Prozent mehr als jedes andere Kriterium. Wer eine Gehaltsabrechnung oder einen Vertrag hochlädt, kann eine unklare oder schlechte Funktion notfalls umgehen, eine Datei, die auf einem Server ohne bekannten Standort landet, aber nicht mehr zurückholen. Deshalb zählt dieser Punkt in der Gesamtnote mehr als Bedienung oder Plattformverfügbarkeit zusammen.

Nach diesem Schema liegt PDFMonster in der Gesamtwertung vorn, aus einem einzigen Grund: Bei 35 von 69 Werkzeugen verlässt die Datei laut eigener Angabe das Gerät gar nicht, ohne dass dafür irgendetwas installiert werden muss. PDF24 kommt an diesen Punkt nur über den separaten PDF24 Creator heran, und der läuft ausschließlich unter Windows, nicht im Browser und nicht auf dem Handy. In den Kriterien Datenverarbeitung und Plattformzugänglichkeit zusammen liegt genau der Unterschied, der PDFMonster in diesem Schema nach vorn bringt.

Das gilt ausdrücklich nicht für die Komprimierung. Dort zeigt unser eigener Test ein anderes Bild: iLovePDF holt mit 78 Prozent Reduktion am meisten heraus, PDF24 folgt mit 71,5 Prozent, PDFMonster liegt mit 59,2 Prozent klar dahinter. An dieser Stelle ist PDFMonster also nicht der beste Anbieter im Vergleich, und das bleibt so stehen, auch wenn es in der Gesamtwertung vorn liegt. Die beiden Ergebnisse widersprechen sich nicht, sie messen unterschiedliche Dinge: das eine die Frage, wo die Datei überhaupt landet, das andere, wie viel Speicherplatz eine einzelne Funktion am Ende einspart.

Wer laufend arbeiten will, ohne für einzelne Funktionen zu bezahlen, findet bei Online2PDF, PDF24, PDFMonster und PDFgear Werkzeuge, die nach eigener Aussage vollständig kostenlos sind, ohne tägliches Limit und ohne Konto. Bei diesen vieren lohnt sich vor allem der Blick auf den Serverstandort, weil sich dort die deutlichsten Unterschiede zeigen. PDF24 und PDFMonster nennen konkrete deutsche beziehungsweise EU-Standorte mit kurzer Löschfrist. Bei PDFgear und Online2PDF fehlt diese Angabe im öffentlich einsehbaren Text.

Wer eine sensible Datei bearbeiten will, ohne sie überhaupt hochzuladen, kommt an SimplePDF kaum vorbei. Dessen Editor läuft nach Anbieterangabe lokal im Browser. Bei PDFMonster gilt das für einen Teil der Werkzeuge, unser eigener Test beim Komprimieren zeigte aber, dass diese bestimmte Funktion die Datei doch an einen Server schickt. Wer sich auf die Marketingaussage allein verlässt, bekommt hier ein falsches Bild.

Für professionelle Abläufe rund um Signaturen mit mehreren Beteiligten, etwa beim Unterschreiben von Verträgen, sind DocHub und Sejda auf diesen Anwendungsfall ausgerichtet, allerdings beide mit spürbaren Grenzen in der Gratisversion. DocHub mit drei Nutzungen im Monat taugt hier ehrlich gesagt kaum für mehr als einen einzelnen Testlauf. Wer stattdessen nur gelegentlich ein einzelnes Dokument unterschreiben will, kommt bei fast allen zwanzig Anbietern mit der kostenlosen Basisfunktion aus.

Wer bereits ein Adobe- oder Canva-Konto hat und PDF-Aufgaben nur nebenbei erledigt, greift naheliegend zur jeweiligen Plattform selbst. Beide gehören allerdings zu den teureren Optionen im Vergleich, und Canva bietet laut eigener Produktbeschreibung keine OCR-Funktion für gescannte Dokumente. Wer also regelmäßig gescannte Papiere digitalisieren muss, ist bei Canva an der falschen Adresse.

Wer Wert auf einen deutschen Betreiber und eine kurze, klar benannte Löschfrist legt, etwa weil regelmäßig Verträge oder Abrechnungen verarbeitet werden, findet dieses Profil am ehesten bei PDF24 und PDFMonster. Bei allen anderen 18 Anbietern liegt der Serverstandort entweder außerhalb Deutschlands, oder er steht auf der Anbieterseite schlicht nicht.

Vollständig kostenlos, ohne separaten Bezahltarif, nennen sich Online2PDF, PDF24 und PDFMonster. Bei den übrigen 17 Anbietern existiert neben einer Gratisstufe immer auch ein kostenpflichtiges Angebot. Umfang und Preis der Gratisversion unterscheiden sich zwischen den Diensten deutlich.

Das hängt von der Aufgabe ab. Für Komprimierung ohne Anmeldung schnitt in unserem eigenen Test iLovePDF am stärksten ab, gefolgt von PDF24. Für lokale Verarbeitung ohne Upload eignet sich SimplePDF, für einen deutschen Serverstandort mit klarer Löschfrist PDF24 oder PDFMonster. Ein Werkzeug, das alle Aufgaben gleich gut löst, gibt es unter den zwanzig nicht.

Ohne Registrierung nutzbar sind unter anderem PDFgear, PDF24, PDFMonster, Online2PDF, TinyWow und SimplePDF, dazu PDFescape über die Option "Use Free" ohne Konto. Bei Canva, PDF2Go und DocHub ist dagegen bereits für die Gratisnutzung ein Konto erforderlich.

Wichtig ist hier, ob eine Desktop-Anwendung oder ein Online-Werkzeug gemeint ist. Unter den hier betrachteten Online-Diensten kommen Online2PDF, PDF24 und PDFMonster ganz ohne Bezahltarif aus. PDF24 bietet zusätzlich mit PDF24 Creator eine kostenlose Desktop-Version für Windows an, bei der die Dateien lokal bleiben, so der Anbieter.

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Serverstandort, Löschfrist und Betreiberangabe unterscheiden sich zwischen den zwanzig Diensten deutlich. Konkrete Standorte in Deutschland beziehungsweise der EU mit Löschung binnen einer Stunde nennen nur zwei der zwanzig, PDF24 und PDFMonster. Bei sieben Anbietern im Vergleich fehlt eine Angabe zum Serverstandort im zugänglichen Text vollständig. Für sensible Dokumente kann das ein Grund gegen die Nutzung sein.

Das hängt vom Anbieter ab und ist einer der am wenigsten einheitlichen Punkte im Vergleich. Eine automatische Löschung innerhalb einer Stunde geben PDFMonster und PDF24 an. Bei TinyWow widersprechen sich offizielle Dokumente selbst: Die Datenschutzerklärung nennt eine Stunde, die Nutzungsbedingungen dagegen fünfzehn Minuten. Bei DocHub bleiben Dateien in Bezahlkonten dauerhaft gespeichert, bis sie manuell gelöscht werden. Bei mehreren Anbietern, etwa Soda PDF oder AvePDF, ließ sich die Speicherdauer an keiner Stelle im Auftritt des Anbieters ermitteln.

Bei PDF24, PDFMonster, PDFgear, Online2PDF, TinyWow und SimplePDF ist kein Konto nötig, um die kostenlosen Grundfunktionen zu nutzen. Bei DocHub, Canva und PDF2Go ist ein Konto dagegen schon für die Gratisstufe Voraussetzung. Smallpdf oder Foxit lassen dagegen offen, ab welchem Punkt genau eine Registrierung erforderlich wird.

Weil sie unterschiedliche Voreinstellungen für Auflösung und Bildqualität verwenden. iLovePDF reduzierte die Testdatei in unserem eigenen Test auf 1,51 MB, PDF24 auf 1,86 MB bei praktisch gleicher Auflösung von 144 dpi, PDFMonster auf 2,68 MB bei 150 dpi. Der Unterschied liegt also nicht allein in der Auflösung. Er liegt auch darin, wie stark die Bildkompression innerhalb dieser Auflösung ausfällt.

Das sollte zumindest zur Vorsicht mahnen. Bei PDFgear war im Auftritt des Anbieters kein Firmenname und kein Firmensitz zu finden, obwohl der Dienst Dokumente wie Verträge oder Formulare verarbeitet. Wer nicht weiß, wer hinter einem Dienst steht, kann im Streitfall schwerer klären, wo eine Beschwerde oder Anfrage überhaupt hingeht.